Confidențialitate

1. Identitatea Operatorului de date cu caracter personal

HACK MENS GROOMING S.R.L., denumită în continuare „Compania” sau „Operatorul”, este operatorul datelor dumneavoastră cu caracter personal și administrează, respectiv deține platforma …… (denumită în continuare „Platforma”).

Compania are sediul în Sat Tomești, Com. Tomești, Str. Trandafirului, Nr. 6, Bl. 7, Sc. A, Et. Parter, Ap. 1, Cam. 1, Jud. Iași, este înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2026042716004, având CUI 55117769, iar pentru orice întrebări privind prelucrarea datelor cu caracter personal ne puteți contacta la adresa de e-mail ……

Compania tratează cu seriozitate confidențialitatea și protecția datelor cu caracter personal. Pentru noi, securitatea și confidențialitatea datelor utilizatorilor reprezintă o prioritate, motiv pentru care luăm toate măsurile tehnice și organizatorice necesare și rezonabile pentru a asigura protejarea acestora și prelucrarea lor în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția datelor („GDPR”), precum și cu legislația europeană și națională aplicabilă.

Prezenta Politică de confidențialitate explică cine suntem, ce categorii de date cu caracter personal prelucrăm prin intermediul Platformei, în ce scopuri și în baza căror temeiuri legale le prelucrăm, cui le putem divulga, cât timp le păstrăm, precum și modul în care vă puteți exercita drepturile conferite de legislația privind protecția datelor cu caracter personal.

Vă recomandăm să citiți cu atenție această Politică de confidențialitate pentru a vă asigura că sunteți pe deplin informat cu privire la modul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal.

De asemenea, vă rugăm să aveți în vedere că putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal și în alte contexte decât utilizarea Platformei, de exemplu atunci când vizitați site-ul nostru, comunicați cu noi, solicitați informații sau servicii ori când sunteți partener de afaceri al Companiei în cadrul unor relații contractuale sau comerciale agreate de comun acord. În aceste situații, prelucrarea datelor se va realiza în conformitate cu prezenta Politică de confidențialitate și cu dispozițiile legale aplicabile, cu excepția cazului în care vă este pusă la dispoziție o informare distinctă privind prelucrarea datelor.

2. Principii fundamentale privind protecția și prelucrarea datelor cu caracter personal

Respectăm faptul că ne-ați încredințat datele dumneavoastră personale și ne angajăm să le procesăm într-un mod echitabil, transparent și în deplină siguranță. Principiile cheie pe care le aplică Compania sunt următoarele:

• Legalitatea, echitatea și transparența prelucrării: datele dumneavoastră sunt colectate și utilizate numai în baza unui temei legal aplicabil și într-un mod transparent, astfel încât să fiți informat cu privire la modul în care sunt prelucrate;
• Minimizarea datelor: colectăm și prelucrăm numai acele date cu caracter personal care sunt adecvate, relevante și necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care acestea au fost colectate;
• Limitarea scopului prelucrării: datele sunt colectate pentru scopuri determinate, explicite și legitime și nu vor fi utilizate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri;
• Acuratețea datelor: depunem eforturi rezonabile pentru ca datele prelucrate să fie corecte, actualizate și complete, iar în cazul în care identificați informații incorecte, aveți dreptul de a solicita rectificarea acestora;
• Securitatea și confidențialitatea datelor: aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii accidentale sau ilegale, modificării, divulgării nepermise sau oricărei forme de prelucrare neautorizată;
• Limitarea perioadei de păstrare: datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau pentru respectarea obligațiilor legale aplicabile;
• Respectarea drepturilor persoanelor vizate: prelucrăm datele dumneavoastră cu respectarea drepturilor conferite de legislația privind protecția datelor cu caracter personal;
• Marketing direct și utilizarea modulelor cookie: comunicările comerciale și utilizarea cookie-urilor sunt realizate numai cu respectarea legislației aplicabile și, acolo unde este necesar, în baza consimțământului dumneavoastră.

3. Datele personale pe care le colectăm și le prelucrăm

Colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în funcție de modul în care utilizați Platforma și de serviciile pe care le accesați.

• Date de cont: nume și prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, oraș și parola contului (stocată exclusiv în format criptat);
• Date comerciale și privind acreditările: istoricul comenzilor, istoricul acreditărilor, programările pentru evaluări, rezultatele evaluărilor, observațiile și feedback-ul evaluatorilor, istoricul evaluărilor și al reevaluărilor;
• Înregistrări ale sesiunilor de evaluare: atunci când procesul de evaluare se desfășoară prin intermediul unei sesiuni video, aceasta poate fi înregistrată, cu condiția informării prealabile a persoanei vizate cu privire la scopul înregistrării;
• Date privind Membership-ul: statutul Membership-ului, opțiunea de reînnoire automată și istoricul plăților aferente;
• Date privind acreditările: data obținerii acreditării, tipul de acreditare achiziționat;
• Registrul public al persoanelor acreditate: persoanele care obțin o acreditare privată pot fi incluse într-un registru public disponibil pe Platformă, în care sunt afișate doar datele necesare verificării acreditării. Vizibilitatea poate fi condiționată de existența unui Membership activ;
• Date de facturare și tranzacționale: nume și prenume, adresa de domiciliu sau de facturare, date de identificare necesare emiterii facturilor, informații privind plățile și istoricul tranzacțiilor. Nu prelucrăm și nu stocăm datele cardului bancar. Acestea sunt colectate și procesate exclusiv de procesatorul de plăți Netopia Payments, în mediul său securizat;
• Date transmise prin formularul de contact: nume și prenume, adresă de e-mail, număr de telefon (dacă este furnizat) și conținutul mesajului;
• Date pentru newsletter: adresa de e-mail;
• Date tehnice și de utilizare: adresa IP, tipul dispozitivului și al browserului, informații privind utilizarea Platformei, module cookie și tehnologii similare, conform Politicii privind modulele Cookie.

4. Scopurile și temeiurile prelucrării datelor cu caracter personal

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu art. 6 alin. (1) din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”), în funcție de scopul prelucrării. În principal, prelucrarea se realizează pentru executarea contractului încheiat cu dumneavoastră sau pentru efectuarea demersurilor necesare înainte de încheierea acestuia, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, pentru îndeplinirea obligațiilor legale care revin Operatorului, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, precum și, după caz, în baza consimțământului dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR) ori a interesului legitim urmărit de Operator (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

În acest context, datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate în următoarele scopuri:

• Pentru crearea, administrarea și securizarea contului de utilizator, identificarea utilizatorului și verificarea identității acestuia în cadrul Platformei, prelucrarea datelor se realizează în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, fiind necesară pentru executarea contractului sau pentru efectuarea demersurilor precontractuale;
• Pentru furnizarea serviciilor disponibile prin Platformă, inclusiv administrarea Membership-ului, acordarea accesului la platforma educațională, resursele digitale, sesiunile Live și celelalte servicii oferite, prelucrarea are la bază art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR;
• Pentru administrarea procesului de acreditare profesională, verificarea eligibilității, organizarea și desfășurarea evaluărilor, programarea interviurilor și gestionarea rezultatelor acestora, prelucrarea este necesară pentru executarea contractului, în conformitate cu art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR;
• Pentru procesarea comenzilor, emiterea facturilor, încasarea plăților, ținerea evidențelor contabile și fiscale și arhivarea documentelor, datele sunt prelucrate atât în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, cât și al art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, în vederea executării contractului și a îndeplinirii obligațiilor legale ale Operatorului;
• Pentru administrarea Membership-ului anual, inclusiv gestionarea reînnoirii automate, suspendării sau încetării acestuia, prelucrarea se întemeiază pe art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR;
• Pentru menținerea comunicării cu utilizatorii, transmiterea notificărilor privind serviciile, programările pentru evaluări, modificările Termenilor și Condițiilor și soluționarea solicitărilor primite, prelucrarea se realizează în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) și lit. f) GDPR, fiind necesară atât pentru executarea contractului, cât și pentru interesul legitim al Operatorului de a asigura o comunicare eficientă;
• Pentru transmiterea newsletterelor și a comunicărilor de marketing, prelucrarea are loc exclusiv în baza consimțământului dumneavoastră, exprimat conform art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR. Consimțământul poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii acestuia;
• Pentru publicarea informațiilor privind persoanele acreditate în Registrul Public al Platformei, prelucrarea se realizează în baza consimțământului exprimat distinct de persoana vizată, în conformitate cu art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR;
• Pentru înregistrarea sesiunilor de evaluare desfășurate prin interviu video, atunci când acestea sunt înregistrate, prelucrarea se întemeiază pe interesul legitim al Operatorului, potrivit art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, în vederea asigurării unui proces de evaluare corect, uniform și verificabil;
• Pentru administrarea relației cu utilizatorii, îmbunătățirea serviciilor și funcționalităților Platformei, analizarea modului de utilizare a acesteia și dezvoltarea serviciilor oferite, prelucrarea se bazează pe interesul legitim al Operatorului, în conformitate cu art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR;
• Pentru asigurarea securității Platformei, prevenirea fraudelor, investigarea utilizării neautorizate și apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Operatorului, prelucrarea are loc în temeiul art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.

5. Destinatarii datelor cu caracter personal

Compania nu transmite datele dumneavoastră cu caracter personal către terți colaboratori sau parteneri contractuali decât în măsura în care există un temei legal pentru această prelucrare. Transmiterea acestora poate avea loc atunci când este necesară pentru furnizarea serviciilor solicitate, îndeplinirea obligațiilor contractuale sau legale ale Operatorului ori, după caz, în baza consimțământului dumneavoastră expres.

În funcție de natura serviciilor utilizate și de scopul prelucrării, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi divulgate următoarelor categorii de destinatari:

• Furnizori de servicii de plată online – pentru procesarea în condiții de securitate a plăților efectuate prin Platformă, respectiv Netopia Payments;
• Furnizori de servicii de facturare și contabilitate – pentru emiterea, gestionarea și evidența documentelor fiscale, respectiv SmartBill;
• Furnizori de servicii de găzduire, infrastructură tehnică și mentenanță a Platformei – pentru asigurarea funcționării, securității și disponibilității Platformei;
• Furnizori de soluții tehnice pentru comerț electronic și administrarea Platformei, inclusiv WooCommerce, precum și furnizorii de servicii de mentenanță, dezvoltare și suport tehnic;
• Furnizori de servicii de streaming și infrastructură pentru sesiunile Live, respectiv Cloudflare, Inc., prin serviciul Cloudflare Stream, pentru furnizarea serviciilor de streaming video, precum și pentru servicii conexe de securitate, performanță și disponibilitate a Platformei;
• Furnizori de servicii de comunicare și newsletter, respectiv furnizorii soluțiilor utilizate pentru transmiterea comunicărilor comerciale și operaționale;
• Consultanți profesionali și furnizori de servicii specializate, precum consultanți contabili, financiari, juridici sau tehnici, atunci când accesul acestora la date este necesar pentru furnizarea serviciilor către Operator sau pentru protejarea drepturilor și intereselor legitime ale acestuia;
• Autorități publice, instituții sau organisme competente, atunci când divulgarea datelor este necesară pentru respectarea unei obligații legale sau pentru îndeplinirea unei solicitări formulate în conformitate cu legislația aplicabilă.

Pentru furnizarea serviciilor aferente Platformei, Operatorul utilizează, în principal, următorii parteneri:

• Netopia Payments – pentru procesarea plăților online;
• SmartBill – pentru emiterea și gestionarea facturilor;
• WooCommerce și Cloudflare Stream – pentru administrarea componentelor tehnice ale Platformei, găzduirea și transmiterea sesiunilor Live.

Furnizorii care prelucrează date cu caracter personal în numele Operatorului acționează în calitate de persoane împuternicite și prelucrează datele exclusiv conform instrucțiunilor Operatorului și în baza unor acorduri de prelucrare a datelor încheiate în conformitate cu art. 28 din GDPR.

În cazul furnizorilor care acționează în calitate de operatori independenți, aceștia sunt responsabili pentru propriile operațiuni de prelucrare și trebuie să asigure respectarea obligațiilor prevăzute de legislația aplicabilă privind protecția datelor cu caracter personal.

Operatorul se asigură că destinatarii datelor aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării nepermise.

6. Transferuri de date cu caracter personal în afara Spațiului Economic European

În anumite situații, utilizarea unor furnizori de servicii implicați în funcționarea Platformei poate presupune transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal către destinatari situați în afara Spațiului Economic European (SEE).

Astfel de transferuri sunt realizate numai cu respectarea cerințelor prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”) și numai în baza unor garanții adecvate de protecție a datelor, precum Clauzele Contractuale Standard adoptate de Comisia Europeană, deciziile de adecvare emise de Comisia Europeană sau alte mecanisme de transfer recunoscute de legislația aplicabilă (inclusiv, după caz, cadrul EU–US Data Privacy Framework).

Operatorul se asigură că orice transfer internațional de date are loc cu respectarea unui nivel adecvat de protecție și cu aplicarea unor măsuri tehnice și organizatorice corespunzătoare pentru protejarea datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Pentru informații suplimentare privind transferurile de date în afara SEE, garanțiile aplicate sau documentele relevante, ne puteți contacta la adresa hackmensgrooming@gmail.com.

7. Perioada de stocare a datelor cu caracter personal

Compania va păstra datele dumneavoastră cu caracter personal într-o manieră compatibilă cu legislația aplicabilă privind protecția datelor și numai pentru perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care acestea au fost colectate sau pentru respectarea obligațiilor legale care revin Operatorului.

Perioada de păstrare a datelor diferă în funcție de natura acestora, scopul prelucrării și cerințele legale aplicabile, după cum urmează:

• Datele de cont (inclusiv datele de identificare și datele asociate contului de utilizator) sunt păstrate pe durata existenței contului și, ulterior închiderii acestuia, în măsura în care păstrarea acestora este necesară pentru apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Operatorului;
• Datele financiar-contabile și tranzacționale (inclusiv facturi, documente fiscale și istoricul plăților) sunt păstrate pentru perioada prevăzută de legislația fiscală și contabilă aplicabilă sau perioada impusă de dispozițiile legale incidente;
• Datele privind acreditările obținute, inclusiv istoricul acreditărilor și statutul acestora, sunt păstrate pe durata valabilității acreditării sau a menținerii titlului obținut, respectiv până la solicitarea de ștergere a datelor, în măsura în care acreditarea nu mai este menținută;
• Înregistrările sesiunilor de evaluare și a interviurilor video, atunci când acestea sunt realizate, sunt păstrate pentru o perioadă de 6-12 luni de la finalizarea evaluării, după care sunt șterse sau anonimizate, cu excepția cazurilor în care păstrarea acestora este necesară pentru soluționarea unor litigii, verificări sau alte obligații legale;
• Datele utilizate pentru transmiterea newsletterelor și comunicărilor de marketing sunt păstrate până la retragerea consimțământului dumneavoastră sau până la exercitarea dreptului de opoziție/dezabonare;
• Datele transmise prin formularul de contact și corespondența purtată cu utilizatorii sunt păstrate pentru o perioadă de 1-2 ani de la soluționarea solicitării, cu excepția situațiilor în care natura solicitării sau obligațiile legale impun o perioadă mai lungă de păstrare.

După expirarea perioadelor de păstrare aplicabile, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi șterse, anonimizate sau arhivate în condițiile permise de legislația aplicabilă.

Pentru informații suplimentare privind durata de păstrare a anumitor categorii de date sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră privind protecția datelor, ne puteți contacta utilizând adresa de e-mail: hackmensgrooming@gmail.com.

8. Sesizări, întrebări și reclamații

Compania respectă drepturile prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”) și vă pune la dispoziție mecanisme prin care puteți solicita informații, clarificări sau exercitarea drepturilor dumneavoastră cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.

În funcție de situație, beneficiați de următoarele drepturi:

• Dreptul de acces: aveți dreptul de a solicita informații privind prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal și de a obține o copie a acestora;
• Dreptul la rectificare: aveți dreptul de a solicita corectarea sau completarea datelor inexacte ori incomplete;
• Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”): puteți solicita eliminarea datelor dumneavoastră, în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă;
• Dreptul la restricționarea prelucrării: puteți solicita limitarea utilizării datelor dumneavoastră în anumite situații prevăzute de GDPR;
• Dreptul la portabilitatea datelor: aveți dreptul de a primi datele furnizate Operatorului într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și de a solicita transmiterea acestora către un alt operator, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• Dreptul la opoziție: aveți dreptul de a vă opune anumitor activități de prelucrare, inclusiv celor întemeiate pe interesul legitim al Operatorului, atunci când există motive legate de situația dumneavoastră particulară;
• Dreptul de retragere a consimțământului: atunci când prelucrarea datelor se bazează pe consimțământul dumneavoastră, aveți dreptul de a-l retrage în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii;
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată: aveți dreptul de a nu fi supus unei decizii care produce efecte juridice sau efecte similare semnificative și care se bazează exclusiv pe prelucrare automată sau creare de profiluri.

Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, transmiterea unei sesizări, întrebări sau reclamații privind prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail ……

Compania va răspunde solicitărilor primite într-un termen de cel mult o lună de la primirea acestora. În situații complexe sau în cazul unui număr mare de solicitări, acest termen poate fi prelungit cu maximum două luni, cu informarea prealabilă a persoanei vizate cu privire la motivele prelungirii.

În cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră privind protecția datelor au fost încălcate, aveți dreptul de a depune o plângere la: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.), având sediul în Mun. București B-dul G-ral. Gheorghe Magheru, Nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336 și Website-ul: https://www.dataprotection.ro/.

9. Securitatea datelor cu caracter personal

Compania aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor dumneavoastră cu caracter personal și pentru prevenirea accesului neautorizat, pierderii, modificării sau divulgării nepermise a acestora.

Măsurile implementate includ, fără a se limita la:

• criptarea parolelor și protejarea datelor de autentificare;
• utilizarea conexiunilor securizate de tip TLS pentru transmiterea datelor;
• limitarea accesului la date numai persoanelor autorizate, pe baza principiului necesității de acces;
• utilizarea unor servicii de securitate la nivel de infrastructură, inclusiv soluții oferite prin intermediul Cloudflare;
• aplicarea unor proceduri interne privind gestionarea și protejarea datelor;
• instruirea persoanelor care au acces la date cu caracter personal.

Deși Compania depune toate eforturile rezonabile pentru menținerea unui nivel ridicat de securitate, nicio metodă de stocare sau transmitere electronică a datelor nu poate garanta o securitate absolută.

În cazul producerii unei încălcări a securității datelor cu caracter personal care este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile dumneavoastră, Compania va proceda la notificarea autorității competente și, atunci când este necesar, vă va informa fără întârzieri nejustificate, în conformitate cu art. 34 GDPR.

10. Modificări ale prezentei Politici de confidențialitate

Întrucât modul în care colectăm și utilizăm datele dumneavoastră cu caracter personal se poate modifica în timp, vă recomandăm să mențineți datele furnizate în contul dumneavoastră actualizate și să ne solicitați modificarea acestora ori de câte ori apar schimbări, astfel încât informațiile deținute de noi să fie corecte și actuale.

Prezenta Politică de confidențialitate poate fi actualizată periodic, ca urmare a modificărilor legislative aplicabile, a schimbărilor privind activitatea desfășurată de Companie, a serviciilor oferite prin Platformă sau a modului în care sunt prelucrate datele cu caracter personal.

Versiunea în vigoare a Politicii de confidențialitate este cea publicată pe Platformă. În cazul unor modificări semnificative care pot afecta drepturile sau modul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal, vă vom informa prin mijloace adecvate, inclusiv prin e-mail sau prin intermediul Platformei, după caz.

Vă recomandăm să consultați periodic această Politică de confidențialitate pentru a fi informat cu privire la eventualele modificări și la modul în care Compania asigură protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Operatorul datelor cu caracter personal și informații de Contact

Operatorul și entitatea responsabilă pentru prelucrarea datelor cu caracter personal este:

HACK MENS GROOMING S.R.L.

Adresa sediului social: Sat Tomești, Com. Tomești, Str. Trandafirului, Nr. 6, Bl. 7, Sc. A, Et. Parter, Ap. 1, Cam. 1, Jud. Iași.

Ne puteți contacta prin:

E-mail: hackmensgrooming@gmail.com

Prin poștă la adresa de mai sus.